Basis van verandercommunicatie

Zorg er altijd voor dat jouw communicatie-aanpak in lijn is met de overall veranderaanpak

Heb je een zeer vertrouwelijk traject? Houd de groep betrokkenen dan zo klein mogelijk, zorg dat de besluitvorming in strikte lijnen verloopt en informeer al je stakeholder direct na bekendmaking, volledig, tijdig en met de achtergrond die de direct betrokkenen ook hadden toen zij hun besluiten namen. Heb je een organisatie dan wel een traject dat co-creatie toestaat, pas dan ook je middelen daarop aan. Persoonlijk, interactief en ‘mee-besluiten’ in plaats van ‘mee-denken’ zijn in dat geval de toverwoorden. Denk dus goed van tevoren goed na welke veranderstrategie in welke fase is gekozen en pas daar je middelen op aan.

Communiceren is vooruitzien

Elk verandertraject is uniek. Dat maakt het interessant maar ook soms moeilijk. Omdat er in een verandertraject zoveel variabelen en daarmee veel onzekerheden zijn, is het zaak zoveel mogelijk vooruit te kijke. Het betekent dat je denkt in scenario’s. De aankondiging van een reorganisatie met gedwongen ontslagen heeft kans uit de hand te lopen. Een traject waarbij wettelijke maatregelen worden aangekondigd per de eerste januari van het volgende jaar, kan rekenen op onverschilligheid. Reken erop dat de onrust niet ter plekke maar ongetwijfeld in een later stadium merkbaar wordt.

Bouw een continue feedback-loop in

Waar we vroeger gewend waren na afloop van een project een evaluatiesessie in te plannen, is het tegenwoordig gebruikelijk na elke paar interventies feedback te vergaren. Hoe verliep de informatiebijeenkomst? Wordt het filmpje begrepen? Hoe reageren medewerkers op een e-mailaankondiging? Wat is de reactie van de leden van de Raad van Toezicht op de concept-presentatie van de directeur? Als je elke dag om feedback vraagt, heb je ook elke dag de mogelijkheid jezelf en je traject op een hoger plan te brengen. Al je leerpunten integreer je nog dezelfde dag!

Maar misschien is het belangrijkste advies nog wel dit: elk traject is nieuw, elke situatie is anders, dus neem je leerpunten mee, maar houd vooral een onbevangen blik naar alles wat zich aan je voordoet.